金山WPS+云文档：文档实时共享，随时随地使用移动WPS进行查看或编辑

金山WPS+云文档亮点功能及应用场景

 

 

1. 非结构化数据归档 

利用WPS云文档平台可将个人文档和部门文档、团队之间共享的文档有序的管理起来。平台提供大容量云端存储空间，职员可以把文档上传到个人WPS云文档中，通过创建文件夹对文档进行管理；可以在任何时间、任何地点、任何设备进行访问和编辑文件；云端化文档处理全过程，实现文档不落地。同时，系统可以根据创建的团队，归档数据，从而自动生成各部门知识库，职员也可自由创建团队文件资料库，快速实现文档的统一管理、高效利用。

非结构化数据类型包括：电子文件、视频、音频、图片等。

适用场景：个人资料上云、部门资料上云。

 

2. 紧密联动WPS Office

WPS云文档平台与PC端、移动端WPS Office紧密联动，职员可在本地使用WPS Office编辑文档后，通过WPS Office端入口自动存储到WPS云文档平台，无需先保存到本地，再上传到WPS云文档平台，有效提升效率。

适用场景：根据不同需要，建立不同的文件资料库。

 

3. 团队共享，统一管理

 WPS云文档平台支持两种类型的团队共享，部门团队共享和自建团队共享。这两种类型的团队共享，为公司内各类文档提供统一存储、共享和管理机制，为资料库和文档库建设奠定夯实的基础，为日常办公中的文档快速交换和流转提供有力支撑。

适用场景：根据不同需要，建立不同的文件资料库。

 

4. 外链分享，可管可控 

在需要将文档提供给公司外成员时，可在云端对指定文档进行链接分享，并且可以设置分享范围、分享权限和有效期，通过邮件、即时通讯等手段发送链接，对方通过点击链接查看、下载文档，在保障安全性的基础上实现文档便捷流转。

适用场景：在邮件、OA、即时通讯内通过链接分享文档。

 

5. 文档漫游，自动跨屏 

职员及领导在使用PC端WPS Office查看或编辑文档时，可通过WPS云文档平台将文档自动漫游至移动端，随时随地使用移动WPS进行查看或编辑，无需人工干预，免去文档在终端间传递的时间成本，同时，提升文档处理效率。

适用场景：个人文档跨终端编辑。领导移动端查阅。

 

6. 多端多人，实时协同

当一篇文档需要多名职员共同编辑时，可通过WPS云文档平台实现多人、多终端同步在线协作编辑，修改版本实时保存，协作记录一目了然，省去反复发送、汇总时间，有效提升办公效率；平台支持编辑锁控制，实现高效编辑的同时，灵活控制协作模式。

适用场景：周报、日报填报、上下级部门统计收集数据表、多人协同给领导编辑PPT等。

 

7. 历史版本，备份恢复

WPS云文档平台上的文档历史版本功能，主要用于文档备份与文档恢复。所谓历史版本，就是保存文档的旧数据。在以下两种情形中，文档将产生历史版本：第一种是在WPS云文档平台某目录下上传相同名称和后缀的文件，覆盖之前的文件，则之前的文件内容变成了历史版本；第二种是在WPS云文档平台上对某文件进行在线编辑和保存，原有的文件内容变成历史版本。

适用场景：多人修改编辑的文档，需要回退的原始稿。

 

8. 安全权限，灵活分配

管理员可以根据安全管控的需要为不同岗位职员配置相应的权限，打开安全文档和对文档进行操作都会受到权限限制，拥有阅读权限的职员或领导在登录后通过服务器鉴权才可以打开安全文档进行浏览，编辑、复制、打印、另存、离线、授权操作都会受到相应的权限管控，仅具备权限职员或领导可操作，没有权限的职员无法进行该操作，安全文档的创建，将有效降低公司重要文档内容外泄风险，提升资料管控安全性。

适用场景：文档资产化，加水印。文档转有格式防护。

 

9. 敏感信息，自动提醒

职员在文档创作完成后，WPS Office客户端可自动扫描文档中的内容，查找敏感信息，依据敏感词定义，自动提示当前职员，文档内容中敏感字词，并生成后台日志，有效避免因职员疏忽导致敏感字词引用。

适用场景：涉密文档扫查，监控。

 

10. 管理后台，全局把控

WPS云文档平台具有后台管理功能，能够有效监控统计数据，包含客户端及各部门团队管控，通讯录，角色管理，文档回收站，日志报表审计等多项特色功能。

适用场景：文档资产盘点，台账。

 

11. 集成移动WPS Office

WPS云文档平台通过集成移动WPS Office，可实现文档在移动端的查看、编辑、审批修订，手写签批等功能，实现随时随地的文档处理。常用功能包括文档查看、编辑、修订审阅、书签、批注、打印、阅读记忆等，以及移动端独有的手写签批、自适应手机屏幕等功能。

适用场景：领导移动签批，文档收集端分享。