AutoDocMail for Adobe Acrobat ：可通过电子邮件自动分发PDF文件

AutoDocMail™ for Adobe® Acrobat®

自动通过电子邮件发送PDF文档

在PDF文件中搜索电子邮件地址

通过电子邮件将文件发送给收件人

用密码保护

 

什么是AutoDocMail™？

AutoDocMail™是Adobe®Acrobat®软件的插件，可通过电子邮件自动分发PDF文档。收件人的电子邮件地址可以从文档的文本中提取出来，也可以根据用户提供的“关键字到电子邮件”或“文件名到电子邮件”对应表进行分配。每个PDF文件将作为电子邮件附件发送到单独的电子邮件中。有以下选项：自定义电子邮件文本；使用从文档文本中提取的密码来密码保护传出文件；并将其他文件附加到每封电子邮件。个性化PDF文档的电子邮件量，例如发票，对帐单，报告和帐单等。提高您的生产率并节省宝贵的时间。

 

功能概述

该插件将PDF文件列表作为输入，并在文档文本，注释和属性中搜索电子邮件地址和邮件主题。如果文档中没有电子邮件地址，则可以通过关键字关联进行分配。该搜索的结果将呈现给用户以供查看和编辑。用户可以添加或删除收件人，并修改邮件的主题或每封电子邮件的内容。对结果满意后，用户将通过电子邮件发送文档以进行分发。可以选择使用具有特定访问权限（例如，编辑和打印等）的密码来保护外发文档。该插件维护一个消息日志，该日志记录日期，时间，文件名以及每个文档/电子邮件的所有收件人。

 

用例

如果您具有以下条件，请使用此软件自动通过电子邮件发送文件：

需要将多个PDF文档传递给不同的收件人。

单个PDF文档，其中包含需要交付给不同收件人的页面。

 

示例1：分配发票

该软件可以获取代表发票的多个PDF文件，并自动在每个文件中搜索电子邮件地址（包括抄送和密件抄送），如果找到了电子邮件地址，则将文件通过电子邮件发送给收件人。

 

示例2：电子邮件存根

该软件可以获取一个包含多个工资单的PDF文件（每个工资单一页），将其自动拆分为单独的PDF文件，并将每个文件发送到每个子文档（工资单）上列出的电子邮件地址。

 

示例3：电子邮件税表

该软件可以使用一组用户定义的搜索关键字（例如，社会安全号码）搜索PDF文件，并分配相应的电子邮件收件人。使用此方法可以根据帐号，公司名称，客户ID和其他类似的标识符分配电子邮件。

 

完整的Adobe Acrobat集成

该插件将“插件>自动电子邮件文档...”菜单和相应的工具栏按钮添加到Adobe Acrobat用户界面。没有单独的应用程序可启动-所有功能都与熟悉的Acrobat界面完全集成。

 

一次分发多个文件

该插件将多个PDF文件作为输入，并自动将它们路由到正确的收件人，从而节省了宝贵的时间并提高了工作效率。只需发送一封电子邮件即可轻松分发数百或数千个PDF文档。只需选择输入文件，软件将完成其余工作。

 

自动识别电子邮件地址

该插件会自动在PDF文档中搜索电子邮件地址（包括“ cc”和“ bcc”），邮件主题，附件的自定义名称和问候语。可以在文档的文本，注释和属性中搜索此信息。指定默认的电子邮件收件人，消息文本和主题以自动分发文档。

这是一封邮件的典型示例：

 

为电子邮件地址分配关键字

并非每个PDF文档都包含电子邮件地址，也可以轻松地将其添加到文档的文本中。 这是从关键字到电子邮件的映射。 可以将自定义关键字与目标电子邮件地址相关联，并轻松处理文档而无需打印电子邮件。 使用此方法可以根据公司名称，帐号，SSN，客户ID，TIN，EIN和其他唯一标识符来分配电子邮件。

 

将文件名与电子邮件地址关联

该插件提供了一个选项，用于根据用户定义的文件名到电子邮件的映射确定每个传出文件的收件人。 只需输入文件名和相应的电子邮件地址，插件将完成其余工作。

阻止特定的电子邮件地址

该插件提供了阻止某些电子邮件地址被使用的功能。 当文档包含某些电子邮件地址作为文本的一部分（应从收件人列表中排除）时，此功能很有用。

 

使用注释来指定电子邮件收件人

使用文本注释将电子邮件收件人和邮件主题添加到不包含此信息作为文本一部分的PDF文档中。 可以使用“工具>注释和标记>便笺”工具或“打字机”工具添加文本注释。

 

使用文档属性指定电子邮件收件人

使用文档属性将电子邮件收件人和邮件主题添加到不包含此信息作为文本一部分的PDF文档中。可以通过“文件>属性...”菜单分配文档属性。

 

自动分割档案

通常，只有一个大文档包含许多页面，这些页面需要转到许多不同的收件人。例如，您可能有一个包含整个公司工资单的文档，并且您想通过电子邮件将每个工资单（1页）发送给正确的人。插件可以使用用户指定的每个文件页面数（对于薪水存根示例，每个文件1页）将输入文档拆分为一组较小的文件。该软件将像处理一组单独的文件一样处理该文档。您在生成工资单时只需向每个工资单添加一个电子邮件地址（和密码）-大多数文档管理系统很容易做到这一点。该插件可以根据收件人的电子邮件地址，将多个子文档组合为一个文件。

 

查看并确认结果

轻松查看，编辑和修改提取的电子邮件地址； 讯息文字和主题； 并预览PDF附件，然后再将文档发送给收件人。

 

将电子邮件另存为EML文件

（可选）将准备发送的电子邮件导出为EML文件。 以后可以通过Outlook或其他许多支持EML文件格式的电子邮件应用程序通过电子邮件发送已保存的消息。

 

电子邮件支持

该软件提供了两种不同的发送电子邮件的方式：使用现有的启用MAPI的电子邮件应用程序或通过SMTP Internet邮件服务器。 SMTP是事实上的Internet上电子邮件传输标准，它提供了无需用户交互即可发送大量电子邮件的功能。 发送的电子邮件数量取决于您的电子邮件服务提供商的每日配额。

 

管理文件分发项目

该软件提供了创建和使用多个配置设置的功能。 每个配置都有自己的名称，并包含处理和分发文档所必需的所有选项和设置。 使用多种配置可以极大地简化对不同项目的管理，并减少从一个项目切换到另一个项目所需的时间。

 

密码保护文件分发

可以选择通过密码保护任何设置配置。 如果配置受密码保护，则该插件会提示用户在处理文档或编辑设置之前输入密码。 使用受密码保护的配置将访问文档的权限限制为仅授权用户。

 

使用Gmail和Office365发送文档

您可以将插件配置为使用Gmail或Office365提供的SMTP服务器来发送文档。 请注意，您必须遵守Gmail / Office365最终用户协议和反垃圾邮件政策。

 

在发送电子邮件之间暂停

插件提供了一个选项，可以在电子邮件之间暂停用户指定的秒数（0、1、3、5、10、15、20）。 此选项对避免SMTP电子邮件服务器将电子邮件标记为垃圾邮件很有用。

 

多个附件

使用默认附件列表将多个文件分发给每个收件人，这些默认附件应不加选择地通过电子邮件发送给所有收件人。

 

保护外发文件

（可选）使用“文档打开”和“用户权限”密码保护传出的PDF文档。 限制编辑，打印和内容提取。 收件人将需要输入“文档打开”密码才能查看其内容。 该插件提供4种不同形式的密码保护：

1.     对所有外发文档使用一个“全局密码”。

2.     使用用户提供的关键字到密码映射表分配文档专用密码。 使用此方法可根据帐号，EIN，SSN，电话号码和电子邮件等分配密码。

3.     使用“ Password”关键字从文本内容中提取文档专用的密码（例如：password：abc123）。

4.     从文档的元数据属性中提取特定于文档的密码（使用自定义“密码”属性）。

该软件支持PDF格式提供的3种不同的加密算法：

1．128位RC4（与Acrobat 6.0及更高版本兼容）

2．128位AES（与Acrobat 7.0兼容）

3．256位AES（与Acrobat X.0及更高版本兼容）

 

安全检查

该插件提供了可选的安全检查，可防止通过电子邮件发送页数和文件大小超出用户指定参数的文档。

 

讯息记录

该插件记录每个外发电子邮件的日期，时间，文件名和所有收件人。

 

批处理支持

该插件将“自动电子邮件文档”批处理命令添加到Adobe®AcrobatProfessional®（“操作向导”工具）中的批处理框架中。 此命令可用于将“自动电子邮件”功能添加到任何操作向导的“操作”中。

 

试用版

30天试用版

下载并评估该插件的30天全功能试用版。 该插件的唯一限制是如果需要密码安全性，则会将“ DEMO”水印添加到外发PDF文档的每一页。 否则，试用版与插件的完整版绝对相同。