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Bluebeam:遵循以下五个提示,在 Studio 提交审核期间降低风险

发布时间:2021/10/13 浏览量:50
Studio Sessions 可以在提交审查期间加强沟通并澄清混淆,避免代价高昂的错误和返工的可能性

 

Studio Sessions 可以在提交审查期间加强沟通并澄清混淆,避免代价高昂的错误和返工的可能性

提交审查是任何建筑项目中的关键工作流程。这是在建筑师、工程师、总承包商和分包商之间对项目不同部分的细节进行整理和批准的时候。在项目的不同阶段,这些利益相关者之间会发送成包的提交文件,以便在订购材料和进行施工之前传达急需的说明。

“分包商审查项目规范和各种图纸包(建筑、结构、机电、室内),并使用所有可用信息将提交的文件放在一起,”总承包商 DPR Construction 的高级项目工程师 Yash Lalwani 说。 “它可以是项目数据、车间图纸,也可以是保修样本模型,也可以是所有这些的组合。”

但是,如果组织不当,协调和传达提交的内容可能会很混乱——如果处理不当,项目的风险可能很高。在大型建筑项目的提交审查过程中,一个小的沟通错误可能会导致数十万美元的代价高昂的返工。

在过去的时代,这些提交包通常以印刷纸质文件的形式出现,由不同的利益相关者审查和批准。然后,随着电子邮件和数字通信技术的出现,PDF 提交包将通过电子邮件发送以供审查和批准。

即使使用电子邮件,提交过程也很容易变得繁琐。特别麻烦的是,当利益相关者发送并等待提交包的批准时,可能需要在返回文档时合并来自不同文档副本的标记。

许多建筑专业人士已经开始使用 Bluebeam Revu 来发送和接收提交材料。具体而言,Revu 中的 Studio(提供文档管理和文档协作功能)允许提交审核流程中的参与者以最大限度减少手动标记整合需求的方式干净地协调审核和批准。

Revu 中的实时协作门户 Studio Sessions 还允许利益相关者查看、标记并最终批准文档,同时在一个数字环境中查看和跟踪其他人的标记,从而简化了提交过程。

根据 Lalwani 的说法,以下是建筑专业人士在将提交审核流程迁移到 Studio 时可以考虑的一些提示和技巧。 

在上传提交包之前,包括您自己的标记 

一旦提交包被放在一起,但在上传到 Studio Session 之前,Lalwani 说他确保输入他可能对文件的不同方面进行的任何标记。 Lalwani 说:“在创建会话之前,我已经编译了提交项目并完成了审查过程并上传了我的标记。”

通过在提交包中包含使用 Revu 的标记,另一端的利益相关者可以清楚快速地看到需要他们注意的特定项目。  

为每个提交创建一个独特的会话  

一旦提交包上传到 Studio,Lalwani 说他更喜欢为每个提交包创建一个不同的会话。 这使得跟踪不同提交可能处于哪个阶段变得更加容易。一些提交被审查和批准,而另一些可能需要修改和许多不同的审查周期才能被批准。

将每个文件保留在自己的 Studio Session 中,可以更轻松地跟踪在不同审批阶段进行的多个提交审核的时间。

此外,在邀请其他利益相关者加入 Session 之前,请务必调整权限,以便进入 Session 的每个人都能够根据需要查看和编辑。 

邀请其他人加入会话时,设置可重复的电子邮件模板以加快进程

经过特定的提交审查后,通过电子邮件发送提交的过程对 Lalwani 来说是一项可重复的任务,因此为了节省时间,他创建了一系列电子邮件模板,自动填充他需要向其发送提交的不同人员以及详细说明受邀者应如何进行审查。

因此,一旦他使用提交包创建了 Studio Session,Lalwani 所要做的就是复制邀请其他人加入 Session 的链接并将其粘贴到他预先制作的电子邮件模板中。

“设计团队从电子邮件模板中获得 Studio Session 链接,他们打开 Bluebeam 链接,他们可以进入并在打开后立即开始标记,”Lalwani 说。

带有 Studio Session 链接的提交审核电子邮件中还包含截止日期。 “通常情况下,我们约定的提交审查截止日期是两周,”Lalwani 说。

最后,Revu 20 帮助会话所有者跟踪谁进入了会话,谁没有。这使所有者能够重新邀请可能错过最初邀请的人。   

在 Studio 中使用警报确保关注特定项目

在某些情况下,Lalwani 说他已经习惯于使用 Studio 中的警报功能来提醒会话中包含的特定人员关注项目。

当警报被启用并针对特定人员时,系统会向该人员发送一封电子邮件,让他们知道有一个标记需要他们注意。 该电子邮件还包含一个超链接,可将它们直接发送到会话中的标记。 “我们一直在使用警报功能,”Lalwani 说。  

使用“我的状态”功能进行交流 

一旦 Lalwani 将带有提交审查会话链接的电子邮件发送给设计团队,它就会开始为期两周的审查流程时间表。 除了“警报”功能之外,另一种传达流程当前生命周期的有效方式是“我的状态”功能。

Lalwani 说:“我们使用警报和状态功能来引起对标记的注意或澄清是否存在无法完成审核的情况。” “Studio 还允许我们创建特定于项目的自定义状态。”

Lalwani 使用的一些状态示例:  

一旦建筑师和工程师的评论返回,使用类似的电子邮件模板将更改传达给分包商  

一旦 Lalwani 在会话中获得所有评论,他就会启动另一个电子邮件模板,将提交的更改发送给项目的各个分包商。 “一次提交可能会影响很多分包商,”Lalwani 说。  

不要被 Studio 吓倒; 迁移提交评论很直观

Lalwani 表示,对于对将提交审核流程迁移到 Studio 或犹豫是否必须学习新系统或软件的用户而言,学习如何在 Studio 中进行提交的过程是相当轻松的。

“对我来说,这可能就像一个星期习惯了所有 Sessions 按钮的位置,每个按钮的含义以及为什么我需要按这个那个那个,”Lalwani 说。 “然后它变成了肌肉记忆,并且无缝衔接。”

 

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