【石墨文档】跨部门协作、异地沟通，这家出版社是如何走向高效办公之路的？

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华东理工大学出版社（简称“华理社”）成立于1986年，是由教育部主管、华东理工大学主办的综合性大学出版社。

 

经过30多年的发展，华理社逐步形成了自身在学术专著、语言学习、K12教育等方面的出版特色，形成了学术导向和市场导向并重的出版格局，并在我国出版界、学术界赢得了良好声誉。2018年，华理社摘得迪士尼全球出版“年度最佳产品创新奖”。

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1，传统工作方式

员工每人每年浪费 15000 元成本

 

像大多数企业一样，在过去的很长时间里，华理社一直采用最传统的办公方式办公，通过本地 Office 完成文档撰写和数据处理，通过邮件+ IM 软件进行文件传输和团队交流，甚至还存在大量纸质文件的流转审批。

 

但随着出版社规模的扩大，业务线、人员的增加，以及跨部门协作和异地办公情况的出现，华理社发现传统的办公方式已经无法满足团队高效沟通协作的需求。

 

据华理社统计，员工每天浪费在文件流转、收发邮件、跨部门协作、信息统计的时间至少有 2 个小时，按照一个员工月基本工资 5000 元，每天工作 8 小时，每月工作 22 天计算，每位员工每年将浪费 15000 元成本。

 

“这仅仅只是一位员工，整个出版社有80人左右，那么将浪费多少人力资源成本呢？” 面对潜在的高昂成本浪费，华理社决定寻找一款安全高效的协同办公软件，全面提升团队工作效率，实现办公方式的升级换代。

 

2，详细产品调研

被石墨文档的完整性、安全性打动

 

“我们当时比较了几家产品，无论从产品的完整性、安全性，还是与组织架构的打通上，石墨文档都比较打动我们。”

 

在选择石墨文档之前，华理社对市面上各类协作文档产品进行了详细的调研，并针对性的给同事们讲解了应用场景，“大家都纷纷表示十分需要这样的文档协作产品。”

 

今年年初，华理社甚至没有联系石墨文档的销售人员，直接下单购买了企业版，并且一次就是2年。

 

3，覆盖多元业务场景

全面提升华理社协同办公效率

 

自石墨文档上线以来，华理社每个部门都在积极尝试推进，把能够通过协作提高效率的工作迁移到石墨文档上。

 

不管是信息统计、多人协作编辑，还是文件存储管理，华理社所有员工都享受到了石墨文档为工作带来的便利。

 

“石墨文档让信息沟通无界化、透明化，很多之前需要你来我往邮件的表格，需要反复沟通的信息，都随着石墨文档的上线得以解决。”

 

 

场景1：合作撰稿

 

你是某次推广活动的主要策划人，完成了活动的策划初稿，但另外两名同事也要参与策划，她们将对内容进行一些修改，完成之后发给领导审批修改。

 

传统方法：一份文件，改多个版本，来回发送修改。

 

高效方法：应用石墨文档，多人参与同一文件的编辑，不存在版本不一致的问题，并且效率更高。

 

 

场景2：信息汇总

 

部门统计暑期书城参与活动情况，需要所有销售经理上报门店名称和活动的返点金额。

 

传统方法：做一份表格模板，发给各位销售经理，各位经理分别填写，最后统一汇总，再发给大家再次确认，修改之后再发送。

 

高效方法：应用石墨表单，销售经理填写后，信息直接自动汇总到关联的石墨表格。

 

 

场景3：意见反馈

 

收集读者反馈的问题，建立读者与编辑之间的沟通桥梁。

 

传统方式：使用调查问卷工具，但是调查问卷都需要后台导出数据，需要专人定期去维护、反馈给编辑，中间路径比较长。

 

高效方法：官方微信跳转石墨表单，并且把编辑加入表格协作，表格实时动态更新，编辑们共同解决读者反馈的问题。

 

 

场景4：文件管理

 

协作空间权限管理：华理社的使用场景里经常会涉及到对不同人开放不同权限的情况，石墨协作空间可以针对不同子文件夹独立设置阅读、评论、编辑或者禁止访问等权限，可以实现对不同内容的精细化权限管理。

 

 

单元格权限控制：在整合处理数据时，经常需要与其他部门协作完成数据的填写，石墨表格可以实现单元格级的权限分配，可以只把一部分单元格的特定权限分配给特定的人。

 

 

场景5：项目管理

 

针对项目管理，华理社充分利用石墨表格的函数公式创建动态汇总表，项目负责人实时更新项目数据，领导就能实时查看整体项目进度。

 

 

4，石墨文档持续助力华理社

向优秀的教育服务商转型

 

通过石墨文档，华理社实现了内容级实时协作，优化了内部员工的协作方式。通过石墨表单、表格搭建的一站式问题反馈系统，在节省多渠道沟通成本的同时，更拉近了华理社与读者之间的距离。石墨协作空间，则帮助华理社实现了更安全、高效的内部资料存储、共享。

 

目前正是华东理工大学出版社向教育服务商转型的关键阶段，石墨文档将持续助力其提升协同办公效率，为其高效运转、安全管理提供有力支持。

 

未来，石墨文档将持续关注国内出版业的实际办公需求，帮助更多企业组织颠覆传统办公模式，开启高效办公新时代。