Bluebeam：MECHWEST 使用 REVU 提高日常文档工作流程的准确性

挑战

2018 年，快速发展的澳大利亚机械和结构 2D 和 3D 绘图公司 Mechwest 面临一个主要问题：这家总部位于珀斯的公司正处于国际扩张阶段，在菲律宾和布里斯班的母国开设办事处，但 它为采矿、石油和天然气客户工作的主要方式仍然主要是基于纸张的。 纸质文件，有时每天数以万计，会在整个办公室流通，因为员工会在将文件数字化并发送给客户之前，用笔和荧光笔在店里做标记，详细说明要进行的更改。 现在，随着分散的劳动力传递标记的文档，这种基于纸张的工作流程已不再足够。

解决方案

Mechwest 将 Bluebeam® Revu® 作为其整个文档审查和标记操作数字化的解决方案。 Revu 使该公司能够在提高效率的同时简化数千份日常文档的审查和标记流程，同时让公司的工作空间摆脱大而杂乱的办公桌和成堆的纸张。

好处

· 多达20,000份日常文件现在有95%是数字化的，涉及150多名团队成员，从而节省了大量的时间和成本。

· 大量文件的数字化提高了文件的可读性，有助于避免代价高昂的错误。

· 分散的团队成员之间的无缝数字工作流使Mechwest在四年内增长了1000%以上。

 

"当我们测试一些不同的解决方案时，Bluebeam似乎是最有意义的一个，因为它是专门为工程行业设计的，它有很多标记的工具，这适合我们的业务。"

--Matt Mason

运营经理

Mechwest

 

大量的文件加载

Mechwest Design and Drafting 是一家机械和结构 2D 和 3D 制图和车间详图设计公司，其客户主要来自采矿、石油和天然气、工业和商业行业。公司总部位于澳大利亚西海岸珀斯郊区的苏比亚科，自 2001 年成立以来，公司发展迅速。

当 Mechwest 的运营经理 Matt Mason 于 2013 年左右首次加入公司时，他是仅有的六名员工之一。今天，由于其卓越的增长记录推动该公司在布里斯班东海岸开设了一个额外的澳大利亚办事处，并在菲律宾首都马尼拉开设了一个国际前哨基地，Mechwest 的员工人数已激增至 150 多人雇员。

Mechwest 在商店细节设计行业中有些独特，因为它是少数通过集成项目交付 (IPD) 向客户提供咨询方法的公司之一。

“车间细节是指制造车间的细节，”梅森说。 “你可能有一些工程师和设计师会设计并说......'结构需要这么大，我会设计梁和柱的尺寸。'我们所做的是，作为车间细节设计师，我们对所有东西进行建模3D 与现场存在的一模一样——每一个螺栓、每一个孔、每一个微小的支架和物品。然后，本质上，我们创建准确的制造数据和报告，向制造商展示如何制造每一个项目，然后在现场安装所有这些。”

因此，Mechwest 的员工每天处理多达 20,000 个文档的情况并不少见。此外，与典型的文档审查和标记过程相比，在单个文档中花费的时间快得惊人。梅森说，一位同事在继续之前可能会在一份文件中停留短短几秒钟。

“这是一个相当大的数量，”梅森说。 “这就是我们一直在努力寻找可以满足大量图纸的系统的地方。”

扩大增长

随着公司的不断发展，Mechwest 管理如此大量图纸的能力变得越来越具有挑战性。

到 2016 年，当 Mechwest 的生产经理 Zane Isaacs 加入公司时，公司的 6 名员工在 2013 年增加到 15 人。 迄今为止，过去四年一直以涡轮增压式增长为标志。 所有权变更以及强劲的有机增长使 Mechwest 能够扩大到目前的员工人数超过 150 人。

"我们的图纸必须是毫米级的完美。我想这就是Bluebeam让我们拥有的地方，因为我们必须快速地打开和关闭一张图纸，我们需要以一种非常快速但简单的方式来翻译这些信息。"

Zane Isaacs

生产经理

Mechwest

Mechwest 的增长在很大程度上也得益于转向集成项目交付 (IPD) 的工作方法，该方法涉及通过提高所有参与者在设计、制造和施工的所有阶段的效率和参与度来极其协作地工作。

尽管如此，直到 2017/2018 年左右，该公司的增长及其对纸质工作流程的依赖才达到了突破点。

“甚至架子也开始让位，”艾萨克斯说，“因为它背后的纸张很重。因此，随着我们开始成长，我们意识到我们需要一个更好的检查机制，因为只有成吨的纸张难以有效地跟踪。”

在加入 Mechwest 之前，Isaacs 经营着自己的钢结构详图公司，在那里他使用 Revu 大约两年了。 Isaacs 与 Mason 分享了他与 Revu 合作的经验，Mason 也很熟悉。两人决定试一试。

“当我们测试了一些不同的解决方案时，Bluebeam 似乎是最有意义的一个，”梅森说，“因为它是专门为工程行业设计的，它有很多标记工具，适合我们的业务。”

实施 Revu

为了测试该软件，Mechwest 首先尝试使用 Revu 等数字工具复制其硬拷贝过程，然后再查看该软件如何在不同办公室添加文件和同步。

“本质上，我们的目标是找出：我们能否将我们的系统复制并复制到数字空间中？”梅森说。

答案是：是的。

“我们会做一个模型，然后再完善它，”梅森说。 “它非常人性化。我们发现界面很直观。我们的员工实际上并没有花那么长时间就转移到新系统。我们的很多检查员通常都是非常有经验的人，他们可能不一定非常注重技术。他们中的一些人不太确定事情会如何发展，他们对此有些怀疑。但是，一旦他们开始使用它，他们就没有问题。”

测试完成后，在全公司范围内推出 Revu 也同样迅速。

Mechwest 首先将 Revu 推广到大约 30 名员工。通过使用一些简单的文档和对员工的动手培训，Mechwest 能够让员工通过 Revu 快速融入新的数字工作流程。

“一旦我们向他们展示了如何使用这些工具，我猜 Bluebeam 就是那么直观，”梅森说。 “从本质上讲，你只是选择一个工具，比如拿起钢笔或荧光笔，写或画一些东西，然后实施它并继续前进。我们发现它非常非常容易采用。”

Mason 表示，Mechwest 的工作流程主要需要使用 Revu 中的标记工具和工具集。 “我们有焊缝和特定节点，您可以将它们拖放到绘图中，”梅森说。 “我们将这些同步给每个人。”

Mechwest 也一直在使用比较工具来确保不同版本文档之间的准确性。 Mason 表示，该公司将继续探索如何在 Revu 中使用其他工具。

Amado Fulleros 是一名高级结构检查员，也是 Mechwest 最有经验的员工之一，他说他花了大约两周的时间才能熟练使用 Revu。 “一开始有点困难，但逐渐变得更容易使用，”他说。

Stefan Giacomazzi 是该公司的文件控制员和初级绘图员，他在该行业从事他的第一份工作，从未了解 Mechwest 的纸质流程，他说介入并学习 Revu 不是问题。 “这正是我知道我们在这里做事的方式，”他说。

 

 

Mechwest 文档管理员和初级绘图员 Stefan Giacomazzi 使用 Bluebeam Revu 处理文档。

 

涡轮增压的易读性、准确性

Mechwest 采用 Revu 带来的最重要的好处之一是数字化转型自然带来的标准化易读性。

准确性在商店详图设计业务中至关重要。不仅仅是标准意义上的准确度——而是最令人难以置信的细节多样性的准确度。

“我们的图纸必须完美无缺，”艾萨克斯说。 “而且我想这就是 Bluebeam 允许我们拥有的地方，因为我们必须如此快速地打开和关闭图纸，以至于我们需要以非常快速但简单的方式翻译该信息。”

使用之前的纸质流程，手动手写、突出显示和其他标记也必须做到毫米级完美——以至于 Fulleros 和其他检查员经常使用放大镜来确保文档中的小细节是精确的. “在 Bluebeam 中，你可以放大并完美地看到它，”富勒罗斯说。

在 Mechwest，这种毫米级的精确度不是可选的。这是唯一的选择。

“我们只有一次把这些图纸弄对的机会，”艾萨克斯说。 “如果我们弄错了，那么它对事物的构造方面和事物的制造方面的影响是巨大的。我们的成本可能是整个建筑成本的 1%，所以如果出现问题，我们正在谈论数十万美元和工时。”

在 Revu 之前，在将文件发送到工地后发现错误可能特别耗时，因为必须将纸质副本实际运送到工地，其中一些工地距离 Mechwest 的办公室数千英里。

Isaacs 说：“我们必须去工地，但即使只是整理我们必须发送给制造商的纸质副本也需要时间。” “将这些纸质副本交给制造商可能需要一整天的时间，然后制造商必须对包裹进行分类，将所需的相关文件推送到需要制造的车间，将它们放入卡车的后部并然后把它运到那里。能够像以前那样运作肯定是要付出代价的。”

“很多时候我们必须澄清检查器的实际含义，否则你可能会误解文件上标记的内容，然后做出不同的结果，”梅森补充道。 “使用 Revu，我绝对看到文件如何更加一致和清晰。”

此外，如果需要审核文档的历史以找出谁标记了什么，Revu 中的标记列表就变得非常宝贵。 “如果有一些不同的细节或一些不同的检查员在处理一份文件，如果有错误，你可以看到谁在那里单独添加了每条评论，”梅森说。 “追溯起来也更容易。”

打扫办公室，集中精神

最后，由于 Revu，Mechwest 最引人注目的变化是其办公室的外观。

外面是放着成堆纸的大型绘图桌； 里面是更小、更干净的办公桌，配有多台电脑显示器。

在使用 Revu 的第一个月结束时，办公室里的大部分纸张都被放到了公司的存储货架上，很快就不堪重负。 “我们能够以更好的方式实际利用我们拥有的空间，”艾萨克说。

整洁的办公室不仅帮助 Mechwest 的员工在办公桌上拥有更多空间。 整个办公室新发现的清洁度有助于提高员工的工作效率。

“办公室的感觉就像是更开放。 感觉更有条理，”艾萨克说。 “我认为，当你进入一个有这种感觉的空间时，你会更加专注，而不是觉得自己被所有这些文书工作淹没了。”