OmniFocus——Robert Pope 如何使用 OmniFocus

OmniFocus 案例研究——Robert Pope 如何使用 OmniFocus

在本集中，我们听取了在线学习联盟 IT 总监（也是 OmniFocus 的狂热用户）Robert Pope 的发言。Robert 分享了他如何使用 OmniFocus 构建全面的任务和项目管理工作流程，通过应用 GTD（完成任务）原则并与 Jira 等工具集成。

了解他通过利用模式和例程的力量以及日常日记和反思来减少认知负荷的策略。无论您是 OmniFocus 新手还是希望改进系统，Robert 的方法都会激励您优化自己的生产力。

Robert Pope：如果您想确保一个项目在多个方面取得进展，那么在 OmniFocus 中拥有与同一件事相关的多个项目是可以的。如果您想将它们包装在一个文件夹中，您也可以这样做。但至少这样可以让您思考，这个项目是否在各个方面都取得了进展？这样您就可以利用 OmniFocus 的下一个可用任务类型。

Andrew J. Mason：您正在收听 The Omni Show，我们在这里与围绕 The Omni Group 屡获殊荣产品的出色社区建立联系。我叫 Andrew J. Mason，今天，我们了解了 Robert Pope 如何使用 OmniFocus。欢迎大家收看本期 The Omni Show。今天，我们很高兴能够邀请到 Robert Pope。Robert Pope 担任在线学习联盟的 IT 总监和技术运营总监已有 14 年多，并且恰好是 OmniFocus 的狂热用户。Robert，我们很高兴能够与您聊天并更多地了解您。

Robert Pope：太好了。我很高兴来到这里。

Andrew J. Mason：跟我们多谈谈您自己。您在哪里？您如何向人们介绍自己？您有哪些有趣的事实？我们如何才能更好地了解您？

Robert Pope：正如您所提到的，我从事这项工作已经有一段时间了。我最初是一名开发人员，在加入在线学习联盟之前，我也是一名自由开发人员。我开始在自由职业中使用 OmniFocus，我喜欢各种各样的方法和项目处理方式，我发现自己一次又一次地回到 OmniFocus。我有点喜欢《指环王》和 D&D 之类的东西，但总的来说，我发现 OmniFocus 社区是一个很棒的社区。您可能会说，OmniFocus 与 GTD 的结合非常紧密。我也是 David Allen 编写的《GTD，Getting Things Done》的忠实粉丝。我只是还没有找到一个工具能像 OmniFocus 那样很好地整合它们。

Andrew J. Mason：非常酷。请和我们多谈谈在线学习联盟，14 年的职业生涯已经相当长了。什么是在线学习联盟？您在那里做什么？

Robert Pope：在线学习联盟是一个全球在线教育者社区，我们为会员提供资源、会议、专业发展机会，主要在高等教育和 K-12 领域，这就是我们的工作内容。它为我提供了各种各样的工作，从开发平台到会议准备、征集论文等等。所以有很多事情要做，我绝对是一个技术通才。

Andrew J. Mason：所以您几乎是一把人体瑞士军刀，参与了很多不同的事情。您是如何第一次了解 Omni Group 或 OmniFocus 的？

Robert Pope：我试着回忆当时我使用的设备，但我很确定 OmniFocus 是当时 App Store 推荐的应用程序之一，我是 Apple 粉丝。那是我第一次接触 GTD 并寻找可以做到这一点的软件工具，当时 OmniFocus 确实面向这个方向。所以我会说 GTD 可能是我进入 OmniFocus 的入门药物。

Andrew J. Mason：我和你的第一次互动是在 LinkedIn 上。我看到你发了一篇关于构建自定义 ta-da 列表的帖子，它被称为待办事项列表，你可以建立一个视角来回顾过去几周并展示你所完成的事情。我想，伙计，这太重要了，我们花的时间远远不够庆祝和感谢我们所完成的事情，有时我们总是倾向于展望未来或展望未来。当谈到人们的第一个工作流程提示时，你会怎么做？作为开始项目管理或 OmniFocus 的第一步，您对人们有什么建议或智慧？

Robert Pope：OmniFocus，当您将其用作一个中心时，您可以倾倒所有内容，因为我在工作和个人生活中都会使用它，我总是有喷泉的想法，我将其应用于 OmniFocus，但我也将其应用于 Jira，我们确实使用 Jira 进行项目管理，涉及协作。但是，如果里面有很多任务，那么放一个泵的想法，很多任务都会开始停滞不前，就像池塘会变得肮脏之类的，如果您在定期审查和查看项目的地方放一个泵，那真的很有帮助。这就是我喜欢 GTD 的原因之一，通过每周进行回顾，你至少可以让一些事情浮现出来，但是要进行某种练习，让你的旧事情浮现出来，然后明确表示，是的，我要将其推迟到下个月、下周，无论何时，或者干脆不这样做，与利益相关者沟通，告诉他们你现在无法做到这一点。

Andrew J. Mason：是的。每个人都喜欢第一次使用时的感觉，那时你并没有自然而然地想到这件事、任务、项目，但它会提醒你，你会觉得，天哪，这让我看起来比实际更好，我知道这对我有什么好处，这很酷。对于那些注意到我生活中要做的事情太多而我不知道如何处理或该做什么的人，你有什么建议或窍门吗？在项目管理或任务管理方面，你有什么建议吗？

Robert Pope：熟悉使用 Word 和 Excel 管理项目，从最基本的开始，并熟练掌握。如果你没有掌握基础知识，那么这些工具可能会让你不知所措。然后，一旦你选择了一个工具，一旦你开始使用 OmniFocus，或者如果你选择了 GTD 之类的方法，你就必须坚持使用足够长的时间，这样你才能开始看到模式。然后，你需要确保在你的流程中建立某种反馈循环，以便不断改进它。所以我做的一件事就是建议人们从 LinkedIn Learning 上的 GTD 课程开始。他们可能没有 OmniFocus，他们可能从使用 Google Tasks 或类似的东西开始，每周整理一次，或者只是使用某种简单的工具，但后来，我认为，当他们掌握了方法论并开始建立模式时，OmniFocus 等工具才真正开始发挥作用。

Andrew J. Mason：我想提出并深入探讨一下你刚才使用的短语“寻找模式”。你说的寻找模式是什么意思？你建议人们在寻找生活中偶然出现的模式时做什么？

Robert Pope：我每天的习惯之一就是写日记，周末我会重读上一周的日记，月底我会阅读每周总结来帮助自己。但一个非常简单的微观例子是，如果你有一个标记为重复的任务，它每天、每周或每月都会出现，那么花一点额外的时间让这项任务尽可能顺利地完成。举一个非常基本的例子，你可能有一个任务，上面写着“检查系统 X 中的系统日志”之类的事情。好的，太好了。使用 OmniFocus 中的注释直接链接到该任务，这样，你不必每次执行时都去寻找它。如果你花时间让这些重复的任务真正精简，并且你的笔记在那里，这样你就可以直接转到它，它会让你保持流畅，这样你就不会中断。如果你在做某件事时，心里想着，哦，天哪，这太烦人了，我会告诉人们，你必须戴上你的天后帽，如果你在做某件事，而过程中有任何事情会触发你成为天后，那就像，不，我们现在就要解决这个问题。因为我想象，好吧，如果我在接下来的三年里都陷入这种境地怎么办？嗯，只有 30 秒。是的，在接下来的三年里，我每天都会烦恼 30 秒。不，谢谢。

安德鲁·J·梅森：这真的很好。我不知道统计数据是什么，但我记得在 LinkedIn 上看到过一些东西，可以让你累计，这就是我们一生中花在寻找钥匙或寻找钱包中丢失的东西之类的事情上的时间，如果我们同时经历所有这些事情，那将是多么令人抓狂，那么为什么不优化以避免这种情况再次发生在我们自己身上呢？这绝对有道理。你提到使用 OmniFocus 进行工作和一些个人生活事务，告诉我它在所有软件中的位置。它输入了什么，它导出了什么？当你的日常信息开始通过 OmniFocus 流动时，它是什么样子的？

Robert Pope：OmniFocus 有点像我的个人任务中心，所以我倾向于将更多的事情流入其中而不是流出。我希望看到的一件事，也是我注意到 Omni Group 开始关注这方面的讨论，这让我很兴奋，那就是利用 OmniFocus 内部的人工智能。因此，它不是自动完成或澄清我的任务，而是识别任务中的总体模式，识别，哦，你知道吗，如果你将这些任务分组在一起，可能会更好，因为你的头脑空间相同，并提供这些建议。但它是中心。当我进入时，我做的第一件事就是查看 OmniFocus 中的预测。有本书，我试着记起是谁写的，但除了 GTD，我还是 Tiago Forte 的《打造第二大脑》和《鹦鹉方法》的忠实粉丝，我也在 OmniFocus 中利用了他的一些框架，包括项目和领域以及我如何在那里组织我的思维。我知道 David Allen 建议确保每个项目都有一个可执行的任务。如果您想确保一个项目在多个方面向前推进，OmniFocus 中可以有多个与同一件事相关的项目，如果您想将它们包装在一个文件夹中，您可以这样做。但至少这样，您会思考，好吧，这个项目是否在所有方面都在向前推进？这让您可以利用 OmniFocus 的下一个可用任务类型，并更快地推进优先项目，因为它们在您的队列中具有更大的带宽。而且，我认为这是超越思维的思考，实际上是利用您的环境为您进行一些认知思考，这样您就不必自己动手了。因此，我在观点列表中所做的一件事就是，我有自己的观点，我现在正在查看它们，但它们是经过精心组织的，以提醒我这是我首先要做的事情，这是我第二要做的事情，这是我第三要做的事情。我对 Chrome 中的书签也做了同样的事情。如果我倾向于先查看电子邮件，那就是我的第一个书签，日历是我的第二个书签，只是为了带走……因为每周都是你计划的时候，其余时间，我不想思考要做什么，我想做这件事。所以，我会尽力做任何能让我把这种想法带入我的环境并摆脱我的脑海的事情。

Andrew J. Mason：这是多么明智的话语啊。即使针对被认为是小事的事情进行优化，这些小事也会累积起来，并且只需决定在 OmniFocus 中查找对我而言重要的信息，就可以说：“我已经构建了这些视角，我可以按顺序查看它们，只要我将它们向下移动，我就知道我已经查看了所有我真正需要查看的内容”，这是非常好的建议。还有关于关键路径的部分，您正在查看需要在单个项目内移动的多个事物，有时不仅仅是一件事，我们会忘记这一点，所以我们只是在等待某些事情发生，而我们本可以移动项目的其他部分。这真的非常明智。您在系统中犯过什么错误吗？回头看，你认为这是一个好主意，但现在却发现，啊，它对我来说不起作用。它可能对你有用，但对我来说却不行。如果人们正在考虑以这种方式做这件事，也许他们可以把它当作一种指导。

Robert Pope：你知道吗，因为你投入了太多，所以你会感到任务极度不堪重负？我认为很多时候，一个错误就是你没有坚持下去……你熟悉芭芭拉·奥克利的作品吗？

Andrew J. Mason：芭芭拉？不，我不熟悉她。

Robert Pope：她编写了最受欢迎的在线课程之一，我想是在 Coursera 上，关于学习如何学习。现在回想起来，我觉得这有点好笑，因为有些事情我认为，哦，那是一个错误，现在我意识到，哦，那是过程的一部分。早些时候，我会想，将太多东西加载到 OmniFocus 中可能是一个错误，因为你会不知所措，我知道 David Allen 很快就会说，“把事情从你的脑海中赶走，把它们放到收件箱里，这样你就不用担心它们了。” Tiago 指出的一件事是，当你像这样给自己写笔记时，你是在写给未来的自己，所以这个笔记必须经得起未来的考验。因此，如果你正在制定待办事项清单，并使用这样的工具为自己做笔记，你需要确保它能够在整个旅程中发挥作用，在笔记中放入足够的背景信息，以确保它能够在整个旅程中发挥作用，所以一周后，你不会想，我到底在说什么？会是其中之一。但是当你开始做这件事，把东西都扔进去时，你会想，哦，天哪，有很多东西，这又回到了芭芭拉·奥克利 (Barbara Oakley) 的说法，你有如此多的心理空间，你可以抓住一些东西，一开始，你可能有成百上千的任务，你会想，哦，有这么多。但是，如果你坚持下去，开始认识到这种模式，建立起反馈循环，你的大脑就会开始对它们进行分块。例如，你可能一开始有 15 项单独的任务，这些任务都属于一个叫做晨间例行公事的项目，或者类似的东西，但随着你开始养成习惯，随着确保你按照自己想要的方式完成晨间例行公事的认知负荷开始分块，你会意识到，哦，我可以只做晨间例行公事，我可以在我的笔记中记录它，你不必记录所有的细节和单独的任务，你会开始注意到你的任务在认知上更加复杂，因为你开始将它们分块了一点。如果任务太多也没关系，当你在检查和勾选二十几项任务时，这可能看起来有点傻，但下次你做每周回顾时，如果感觉太多了，就开始分块吧。你可能一开始会把它们分成三四组，然后最终它们可能会被笔记占据，然后有三件事和几条笔记，最后就只有一件事了。

Andrew J. Mason：我认为这是自动化的终极形式，一开始你需要谨慎，思考什么时候才能发挥最佳作用，这里列出了所有需要朝着正确方向发展的单个部分和部件。我总是以我给孩子刷牙为例，因为我有三个孩子，睡眠时间非常宝贵，我认为这并没有什么可羞耻的。对于一些确实需要谨慎处理这些事情的人来说，他们可以减轻大脑记住这件事的压力，并且知道他们可以依靠 OmniFocus 这样的系统来为他们做这件事，这是有道理的。然后，随着时间的推移，你会把它分成一个更大的任务组，这些任务会变成一个单元，这样你就不必坐在那里思考每个小元素，因为这是默认发生的。但有时这是至关重要的，我希望脑外科医生能看看清单，以防万一，即使他已经做过 100 次了。我觉得这很有道理。

Robert Pope：你需要把它从脑海中赶出去，这样你才能开始工作。你不能在脑海中工作，你必须把工作从脑海中赶出去，然后你才能开始工作。

Andrew J. Mason：我想再次向所有听众强调一下罗伯特所说的，这就是一份出色的清单的构建方式。大卫·艾伦总是说清单是建立在负面反馈的基础上的，如果你利用这些迭代在已经存在的清单中构建细微差别，你就会变得更好。很有道理。为什么不这样做呢？

Robert Pope：说到改变游戏规则的因素，您曾问过我旅程中的集成部分，当我刚开始使用 OmniFocus 时，它还没有现在的很多功能，而且说实话，执行某些自动化操作有点复杂。AppleScript 可以做很多事情，所以很感激它的存在。其中一件事，我很感激他们有平板电脑应用程序、手机应用程序和桌面应用程序，它们都可以很好地协同工作，我们投入了大量工作来确保它们可以很好地协同工作，我真的很喜欢这个界面，当他们有在线网页版时，在某种程度上，这对我来说是一个改变游戏规则的因素，因为你开始拥有自动化工具，例如，像 Zapier 这样的工具可以与之结合，所以这是一个例子。我之前提到过 Jira。每当我收到服务台工单时，它都会自动弹出到我的 Jira 收件箱中，这样我就可以通过这种方式处理它，一切都已链接起来，一切准备就绪。这是我以前做不到的事情，我确实尝试了其他工具一段时间，比如 Todoist，想着如何找到一个可以完成我需要做的事情的工具？但我总是会回来。在某种程度上，对我来说，OmniFocus 现在就像家一样。

Andrew J. Mason：太棒了。Robert，如果人们有兴趣和你一起玩，或者进入你的圈子，看看你最近在做什么，他们该怎么做，如何与你联系？

Robert Pope：在 LinkedIn 上联系我可能是最好的方法。你能在节目笔记中提供这些内容吗？

Andrew J. Mason：是的，我们绝对可以把它们写在节目笔记中。Robert，再次感谢你。我很感谢你愿意这样做。为了让大家知道，Robert 提到这是他第一次参加播客。我觉得你在这方面做得非常出色，所以你也需要继续这样做。有些人不是坐在象牙塔里，只是高谈阔论，以下是我认为可以改善您生活的确切技巧。这只是一个普通人说的话：“嘿，我很有效率，而 OmniFocus 恰好是我用来完成工作的软件，这就是我的方法。”它使它更容易获得。所以感谢您加入我们，我真的很感激。

Robert Pope：谢谢你，安德鲁。