工作群+主文档，石墨文档企业协同管理原来可以如此灵活高效！

 

一土教育是2016年始于美国硅谷、落地北京的教育创新项目。2016年9月，一土学校正式在北京创立，致力于在全球视野下，探索基础教育创新。

 

一土立足中国国家课程标准，融合中国优秀的教研能力和国际先进的学习研究与教学方法，实现以学生为中心、关注学生的生命成长和幸福人生的全人教育，培养“内心充盈的乐天行动者，理性创新的高效学习者“ 。

 

01教学 & 办公

需要信息共享、沟通协作平台

 

2016 年 9 月，一土北京正式开学，并在故宫举办开学典礼。2017 年 9 月，一土广州校区正式开学。2018 年 10 月，一土空间在北京落地。2019 年 1 月，一土教育与北京 BISS 国际学校开展战略合作。

 

从成立至今的 3 年多时间里，一土教育从一家小微企业逐步成长为拥有 200 多名员工的中型企业，业务形态也从最开始的一土学校，扩展到一土网络和一土空间。

 

但随着公司规模的扩大，业务线的增多，加之业务形态差别巨大，一土教育发现传统的办公方式已经无法满足现有的办公需要。

 

比如，大量的邮件和微信群沟通会导致信息共享非常麻烦，缺乏工作文档的统一存储、管理平台，各业务线之间无法紧密联系、高效协同。

 

无论是在教学场景还是办公场景下，一土教育都需要一个公共平台用于信息共享和沟通协作。

 

2018 年 4 月，一土教育开始使用石墨文档企业版，结合企业微信等即时通讯工具以及自主开发的教育系统，一土教育走上了数字化的高效协同办公之路。

 

 

02企业微信 + 石墨文档

独创文件协同、管理办法

 

打造 “成全式教育生态” 是一土教育的使命与愿景，而这条基础教育创新之路充满了挑战，既需要实现对学生 / 教师 / 员工的赋能，更需要实现对组织的赋能，打造一个可自主管理的组织 “生命系统” 。

 

在实现组织赋能的实践过程中，一土教育发现 “信息透明易查询” “支持自发 / 自主的组织” “方法论与经验的分享” 是三个关键的 “脚手架”，并创造性地打造出了企业微信+石墨文档的企业协同、管理方法。

 

1. 信息透明易查询

 

在一土教育，所有的部门和项目都有一个共享文件夹和主文档，主文档链接会被放置到对应企业微信群的群公告。部门 / 项目负责人实时更新维护主文档，其他成员就能够随时随地查阅所需的信息。

 

（企业微信群群公告）

 

（一土大家庭主文档）

 

2. 支持自发 / 自主的 “小项目” 和 “小团队” 

 

一土教育鼓励自发 / 自主的 “小项目” 和 “小团队” 。每当发起小项目时，项目负责人会直接在企业微信拉群，然后在石墨文档创建一个专属文件夹和主文档，并将相关成员加入协作。

 

主文档是这个工作群内部所有工作相关文档的汇总，里面包括工作群的基本信息，人员列表和职责分工，工作流程和原则，会议记录和历史文档等等。

 

（项目微信群）

 

（项目文件夹）

 

（项目主文档）

 

3. 方法论与经验分享 

 

一土教育会定期举行教师研究课题成果展，学校管理人员发现，在成果展上，老师们自发将教研成果文档的二维码粘贴到展板上。

 

在交流分享的过程中，老师们扫码就能看到他人的教研成果，点击收藏就能直接保存到自己的石墨文档，这为教师之间相互学习、借鉴研究成果提供了便利。

 

“在推广石墨文档的过程中，我们没有花费很多的精力，只要找到好用的应用场景，‘自上而下’+‘自下而上’将同时发生。”

 

（课题成果展板）

 

（课题成果文档）

 

 

03组织赋能、管理升级

助力一土打造 “成全式教育生态”

 

“企业的数字化办公实践应该服务于组织的愿景、战略，应该与组织规模的变化、复杂性的提升保持动态同步。”

 

在一土教育由小微企业成长为中型企业的过程中，石墨文档的协同能力为其实现组织赋能、企业管理升级提供了有力支持。

 

一土教育各地、各部门通过石墨文档进行文档实时协作，避免了文件的反复传输，摆脱了多版本管理困境，大大提升了内部协作效率。灵活安全的共享机制，在打破组织信息壁垒提升信息交换速度的同时，也充分保障了企业内部的信息安全。

 

除此之外，一土教育独创的即时通讯工具+石墨文档的企业协同、管理方法，实现了企业工作的规范化、体系化，也极大激发了内部员工的活力和创造力。

 

未来，一土教育将继续探索基础教育的创新之路，打造 “成全式教育生态”，石墨文档也将持续关注教育行业的实际办公需求，探索更多适用于各形态企业管理需要的解决方案。