CodeTwo Email Signatures for Office 365

CodeTwo Email Signatures for Office 365

 

CodeTwo Email Signatures for Office 365是一款基于云的软件，可用于为Office 365（Microsoft 365）租户中的所有用户创建和集中管理电子邮件签名和免责声明。这项服务易于设置，可与所有电子邮件客户端（包括移动设备）一起使用。

 

 

集中管理和完全控制

 

集中管理的电子邮件签名

使用单个电子邮件签名管理解决方案管理所有Office 365和Microsoft 365签名和免责声明。选择最适合组织需要的签名模式：服务器端、客户端或两者的组合。

 

完全控制Office 365电子邮件签名

创建服务器端签名规则，并决定哪些用户和电子邮件获得签名以及何时获得签名。对内部和外部邮件、选定的发件人和收件人应用不同的签名，甚至定义自己的关键字，以便在发送电子邮件时触发特定的签名规则。

 

撰写电子邮件时直接在Outlook中添加的签名

使用客户端签名模式，用户可以更好地控制电子邮件签名。创建签名模板，将其提供给选定的用户，并允许这些用户在Outlook中撰写电子邮件时选择要添加的签名模板。客户端签名完全支持S/MIME签名和加密消息。

即将推出：当您在OWA和Outlook for Mac中键入电子邮件时，客户端签名将实时添加。通过Microsoft 365管理中心在公司范围内部署。

 

 

支持所有电子邮件客户端和移动设备

电子邮件客户端绝对没有限制。该软件可以将电子邮件签名插入任何移动设备发送的消息中。

 

 

签名中的徽标、横幅和社交媒体按钮

我们的电子邮件签名软件完全支持图像、横幅、社交媒体按钮和其他图形，您可以在电子邮件签名模板中自由使用它们。这不仅使您的电子邮件看起来更专业，而且还为电子邮件营销开辟了新的可能性。

我们的解决方案还可以帮助您增强企业形象。

 

 

 

Azure广告和用户照片支持

 

Azure广告支持

通过包含动态Active Directory占位符（支持标准和自定义广告属性），个性化您的电子邮件签名设计。CodeTwo Email Signatures for Office 365从Azure AD读取用户的信息，并用这些数据动态填充电子邮件签名。

 

可自定义的电子邮件签名内容（条件字段）

条件占位符可用于为特定用户和组添加自定义电子邮件签名元素（文本、图像等），或在缺少用户的Azure广告属性时插入通用信息。

 

Office 365用户签名中的照片

使用我们的Office 365签名管理器，您可以将Office 365用户的照片作为电子邮件签名的一部分。

 

 

回复和转发中的签名

我们的高级电子邮件签名定位系统将电子邮件签名添加到您认为合适的回复和转发中——而不仅仅是在整个电子邮件会话的底部。

 

 

嵌入在电子邮件中的图形（无需单击下载图片）

这个软件允许您在电子邮件中嵌入签名的图形部分。这意味着接收者在每台设备上都会看到一个全品牌的签名，而不必单击“下载图片”。没有更多的红色X和回形针图标。

 

 

一键式CSAT调查

无论使用何种设备，都可以自动将个性化的一键式客户满意度调查添加到您的电子邮件签名中。此功能允许您精确地测量和分析客户满意度，做出相应的反应并奖励您的团队。

 

 

电子邮件营销与分析

使用电子邮件签名进行营销并跟踪结果

在电子邮件页脚中向客户发送营销信息，并在链接中添加URL标记。在网络分析平台（如Google analytics）中追踪您的活动结果。

 

自动化电子邮件营销活动

使用调度程序提前计划电子邮件营销活动。这样，您在此软件中计划的每个电子邮件营销活动都将在适当的时间自动运行。

 

 

在已发送邮件中键入电子邮件时查看签名

 

撰写电子邮件时查看签名

我们的用户在撰写电子邮件时可以看到CodeTwo签名。这适用于Outlook、Outlook for Mac和Outlook on the web（OWA）。我们是世界上第一家为服务器端签名添加预览功能的供应商。

 

已发送邮件中的电子邮件签名

您可以启用“已发送邮件更新”功能，让用户在每个设备上的“已发送邮件”文件夹中查看已添加到云中的签名。此外，该功能还可以让您轻松确保遵守法律法规。所有这些都不会影响此软件或Office 365的性能！

 

 

易于部署和使用

 

快速部署和即时更新

所有设置（包括Exchange Online连接器的配置）都由自动向导指导。您只需使用您的Office 365全局管理凭据授权该进程，并运行程序的签名管理控制台来创建您的第一个电子邮件签名。此外，您的电子邮件签名规则和模板的所有更改都可以在几秒钟内完成并立即发布。

 

内置签名模板编辑器

CodeTwo Email Signatures for Office 365软件中最强大的功能之一是内置的WYSIWYG编辑器。不管您是不是HTML专家，您都会像专业人士一样大量制作专业的HTML电子邮件签名模板。

 

签名管理权的委托

将电子邮件签名创建和管理任务委派给Office 365组织中的单个用户或团队，并将管理员从非必要的管理任务中解放出来。不需要分配任何管理角色。

 

 

高度安全

您的电子邮件不会被任何人存储或读取，您的Office 365凭据由OAuth 2.0保护。我们的软件还可以帮助您实现GDPR的许多目标，这不仅是因为其核心实现了安全机制，而且因为我们非常关心您数据的隐私（我们有一个通过ISO/IEC 27001&27018认证的管理系统）。此外，该计划还提供24/5技术支持，其性能由24/7后端支持和监控所覆盖。

 

此外，我们的电子邮件签名解决方案还为我们的Office 365 Backup软件提供一年订阅。

 

 

根据ISO认证管理体系开发和提供

CodeTwo Email Signatures for Office 365是在ISO/IEC 27001和ISO/IEC 27018认证信息安全管理系统的支持下，通过遵循“按设计隐私”和“按默认隐私”的方法开发的。这确保了云中和本地的全面信息安全和个人数据保护。

 

此外，我们的安全中继技术通过Microsoft Azure上托管的符合相同信息安全标准的CodeTwo服务重新路由您的电子邮件。在此过程中，您的电子邮件不会离开Microsoft数据中心，并且发件人和收件人都看不到该操作。

 

 

法规

 

遵守法律法规

自动电子邮件签名将帮助您遵守各种法律法规和指令，如GDPR、CASL、公司法规、商业和职业守则等。

 

多地理位置

您的数据（即设置和广告缓存）可以保存在您选择的地理位置，并保证不会转移到其他任何地方。我们不储存您的电子邮件或其他任何东西。

 

 

新邮件和后续邮件中的不同签名

此软件可以插入不同版本的电子邮件签名，这取决于它是新邮件还是会话线程中的任何后续电子邮件。例如，您可以将此软件配置为向新邮件添加高级电子邮件签名模板（例如，完整的联系方式、公司徽标和图像）。然后，对于您在同一电子邮件会话中发送的任何其他邮件，程序将插入一个不同的电子邮件签名，例如，仅包含基本联系信息。

 

 

基于发送者属性的签名

电子邮件签名会根据程序中定义的规则添加到电子邮件中，或提供给特定的Outlook用户。这些签名规则可以应用于整个组织、特定组甚至单个用户。借助内置的广告过滤器，您还可以设置程序，根据用户广告属性（例如，他们工作的部门）添加电子邮件签名。这使得CodeTwo Email Signatures for Office 365成为一个非常强大和可扩展的签名管理器。

 

 

轻松安排会议

由于与日程安排工具的轻松集成，每封电子邮件都让收件人有机会轻松预订与您的会议或约会。有鉴于此，CodeTwo Email Signatures for Office 365可以简化服务预订，提高被动潜在客户开发率。

 

13年的工作经验

CodeTwo Email Signatures for Office 365与我们备受赞誉的内部部署Exchange Server电子邮件签名管理器CodeTwo Exchange Rules相当。在过去13年中，我们从80000多家公司收集的经验和反馈推动了新软件的开发过程。

 

可靠性和安全性

CodeTwo Email Signatures for Office 365使用云服务进行电子邮件处理，并添加电子邮件签名和免责声明。在整个开发过程中，根据ISO/IEC 27001和ISO/IEC 27018的要求开发和评估软件。如果您使用该软件在服务器端添加签名，您的Office 365（Microsoft 365）电子邮件流也会通过托管在安全Microsoft Azure服务器上的CodeTwo Email Azure Service进行搜索。您可以确保您的电子邮件和凭据保持安全，既不会存储在任何服务器上，也不会被任何人读取。

 

请看下面的内容，了解我们的电子邮件处理基础设施是如何设计为满足业务通信的高安全性和可靠性标准的。

 

 

 

 

 

ISO/IEC 27001和27018

CodeTwo中实施的信息安全管理系统（ISMS）通过了ISO/IEC 27001和ISO/IEC 27018认证，证明我们遵循了与信息保护和个人数据安全相关的最佳行业标准和实践。我们还通过大量借鉴ISMS开发和改进了CodeTwo Email Signatures for Office 365。这提示我们考虑在软件开发过程的设计阶段已经存在的所有安全措施，并在默认情况下使这些措施对您可用。在这方面，我们定期接受内部和外部审计师的审计，以确保我们遵守这两项信息安全标准。

 

代码二符合GDPR和PCI

我们符合GDPR和PCI标准，并定期接受审计。我们所有的物理数据保护措施加上严格的安全政策，确保CodeTwo处理的个人数据在任何时候都是安全的。

 

由Microsoft Azure提供支持

CodeTwo服务位于提供最高安全性和SLA标准的Microsoft Azure服务器上。使用CodeTwo Email Signatures for Office 365注册Office 365租户时，系统会要求您从CodeTwo服务的八个地理位置中选择一个。这也是程序的设置和一些Azure广告数据存储的地方。要在服务器端获取签名，您的Office 365电子邮件将通过同样位于Microsoft Azure上的CodeTwo Email Azure Service进行搜索，这意味着在此过程中，电子邮件永远不会离开Microsoft数据中心。

 

OAuth2.0协议保护您的凭据

CodeTwo Email Signatures for Office 365使用OAuth2.0协议进行用户授权。正因为如此，我们的软件不需要在任何时候收集和存储任何用户凭据，您可以确保您的凭据从未被CodeTwo访问或使用。对Office 365租户设置的访问权限是根据Office 365 API颁发的访问令牌授予的，完全由Office 365本机机制处理。

 

支持多因素身份验证

CodeTwo Email Signatures for Office 365符合Microsoft实施的安全标准。这也适用于多因素认证（MFA）。在Office 365组织中启用时，MFA可确保在登录Office 365账户时提供额外的保护层。而且，在将CodeTwo Email Signatures for Office 365连接到租户时，不需要在您的管理员账户上禁用多因素身份验证——支持MFA。

 

TLS加密和身份验证

电子邮件处理管道中涉及的每个组件都使用传输层安全性（TLS）进行身份验证。TLS证书将在注册时为您的租户单独生成，以确保邮件流的不间断和安全。每次邮件离开您的Office 365租户由CodeTwo Email Azure Service处理时，它都会被Exchange Online Protection（EOP）机制过滤，并验证是否由授权服务器转发。当处理过的电子邮件从CodeTwo Email Azure Service发送回原始租户时，也会触发相同的过程。多亏了这种邮件处理流程，您可以确保邮件只能通过安全且经过验证的管道传输，并且在任何时候都不会被黑客劫持。

 

无外部终结点

我们的云基础设施的一个关键方面是，它只能从一个封闭和受保护的Azure服务器内部网络进行访问。我们不向任何外部服务打开任何公共端点。我们也不使用任何网络服务或公共API调用。每一次交流都是“闭门”进行的，不能从外面进入。CodeTwo编程解决方案以及本机Azure和Office 365功能（如Exchange Online Protection（EOP））确保了这一点。

 

您选择的地理位置（符合GDPR）

在租户注册过程中，有8个服务地理位置可供选择，以帮助您保持GDPR兼容。您可以决定是否要通过位于美国西部、美国中北部、加拿大东部、北欧、英国南部、德国中西部、西欧或澳大利亚东部的CodeTwo Email Azure Service搜索您的电子邮件（更多地理位置即将提供）。

 

支持加密电子邮件

电子邮件签名可以添加到受保护的邮件中。无论您是使用Office 365邮件加密、应用在Azure信息保护中创建的敏感度标签，还是在Outlook（S/MIME）中对电子邮件进行数字签名，CodeTwo Email Signatures for Office 365都允许您在Outlook桌面应用程序（以及很快在Outlook for Mac和OWA中）中撰写电子邮件时添加客户端签名。这意味着签名本身与您发送的消息一起加密。Office 365电子邮件加密服务器端将获得服务器端签名，只要加密在您的传出邮件通过CodeTwo Email Azure Service搜索后发生。

 

用于您的设置的专用存储

CodeTwo Email Signatures for Office 365不存储您的电子邮件或凭据，但它将您的电子邮件规则设置保存在Azure云中，您可以选择八个不同地理位置之一。此存储是私有的，任何外部用户或软件都无法访问。因此，您可以确保您的设置是安全的，并且只有您可以创建、更改或删除它们。

 

您的电子邮件未存储或读取

当您的电子邮件通过CodeTwo服务时，会添加服务器端签名。客户端签名直接添加到Outlook中，因此不需要额外的路由。无论您使用何种签名类型，您的消息既不会存储在任何位置，也不会被CodeTwo的任何人读取。这同样适用于您的Office 365凭据。

 

高效的负载平衡和可扩展性

在产品发布之前，负载测试和性能增强是beta程序的关键部分之一。该计划使用的技术，我们已经发展了12年，其基础设施的设计，以最大的性能和可靠性。所实现的负载平衡机制调节了负责处理每个地理位置中的电子邮件的虚拟机的数量，并且可以根据给定位置中的当前电子邮件流量进行实时扩展。

 

不可察觉的延误

我们希望确保我们的服务不会给电子邮件处理时间增加超过几秒钟的延迟，我们达到了目标。在我们广泛的测试中，我们在服务器端模式下观察到的平均开销与Office 365清理设置（没有电子邮件中继设置）相比达到6秒。这意味着您的用户在设置我们的连接器后将很难看到电子邮件传递时间的任何延迟，并且应用程序的功能不会对他们的工作效率产生任何影响。如果您需要更改签名规则的任何方面或更新签名模板，这些更改将在您将其保存到Manage Signatures应用程序后立即生效。

 

99.99%正常运行时间

自上线以来，CodeTwo Email Signatures for Office 365一直保持着99.99%的高平均正常运行时间。这意味着我们的服务符合微软云服务保证的最高正常运行时间标准。此外，我们的电子邮件签名服务是容错的，这意味着如果它宕机，它的故障转移功能将自动通过您地理位置的辅助服务器重新路由您的电子邮件，并安全地将它们发送给最终收件人。除此之外，CodeTwo工程师每周7天、每天24小时监控此软件的行为和性能，以确保CodeTwo Email Signatures for Office 365始终处于高峰运行状态。您可以在专用状态页上查看所有地理位置中CodeTwo服务的当前状态。

 

基于角色的访问控制（RBAC）

CodeTwo Email Signatures for Office 365允许管理员为Manage Signatures应用程序分配权限。多亏了这一点，您可以让您的一个团队（例如市场部）为整个公司设计电子邮件签名。同时，您不必在Office 365中分配任何其他权限，从而降低了任何团队成员使用提升的权限执行任何管理任务的风险。

 

邮箱备份解决方案

CodeTwo Email Signatures for Office 365，除了统一您的Office 365电子邮件签名外，还允许您申请Office 365 CodeTwo备份的年度订阅。这个专业的备份软件可以让您保护您的Office 365数据，并随时恢复它。

 

常见问题解答

 

程序能否在电子邮件会话的最新回复/转发下插入签名？

是的，可以。CodeTwo Email Signatures for Office 365之所以能够做到这一点，得益于我们的CodeTwo Exchange规则系列产品多年来完善的高级电子邮件签名定位算法。

从软件用户的角度来看，它归结为在此软件的签名模板编辑器中设计预期的签名布局。默认情况下，所有签名都直接添加到最新回复/转发下。

 

我可以为内部和外部消息创建不同的签名吗？

是的，您可以。只需创建两个规则，其中一个设置为向内部消息添加签名，另一个设置为向外部电子邮件应用签名。您可以在服务器端签名规则的“收件人”选项卡上的“管理签名”应用程序中指定这些设置。

 

我可以创建动画电子邮件签名吗？

是的，CodeTwo Email Signatures for Office 365允许您将动画GIF添加到电子邮件签名中。这意味着您可以很容易地添加一个动画标志或横幅到您的设计。

动画GIF将在每个支持HTML的电子邮件客户端上可见。大多数基于网络和移动电子邮件的客户端显示的动画没有任何问题，而大多数桌面Outlook客户端将只显示动画的第一帧。

 

我的电子邮件被此软件处理后是否存储在任何地方？

不会。我们不存储（或阅读）您的电子邮件——它们只通过我们的应用程序接收电子邮件签名。

 

我可以在所有用户中集中部署Outlook的CodeTwo签名外接程序吗？

可以。外接程序可以使用组策略对象（GPO）自动部署（对于整个组织、选定的安全组或组织单位），也可以由单个Outlook用户手动安装（全局和手动安装都基于ClickOnce，不要求最终用户具有管理权限）。